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Club President Information

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2024 Information for Soroptimist Club Presidents

 

Nominations

Nomination forms were sent in late July by email to club email addresses and club presidents. Nominations are due to headquarters by September 15, 2024 for: 

  • SIA Board of Directors. Nominations are being accepted from clubs in regions nominating this year:   Electoral Area 2-Eastern Canada, Electoral Area 4-Japan Higashi; Electoral Area 6-Mexico/Centroamerica; Electoral Area 7-Philippines; Electoral Area 8-Japan Chuo; Electoral Area 9-Camino Real, Desert Coast, Golden West. Nomination information can be found on the SIA website.
  • Fundraising Council. Nominations are being accepted from all clubs. Nomination forms are on the SIA website.

 

Electronic Ballots

Ballots to approve amendments to the SIA Bylaws (October-December, elect members to the SIA Board in electoral areas/regions electing this year (November-January) and to elect the SIA President-elect (February-April) will be completed by electronic ballot. Access to the club’s ballot and all information regarding elections will be sent to each club’s @soroptimist.net email address. Therefore, it is imperative that at least one club officer monitors your club email account on a regular basis for these important pieces of business. Club presidents and club treasurers will receive advance notice of all ballots at their personal email addresses as well.

 

New! Member Portal

Previously, members signed onto our website using the club’s ID number (ex: 110987) to access the club profile to pay dues. Starting in July 2024, we will no longer require ID numbers to log in. Club presidents and treasurers can log into the new member portal using your individual, unique email address and password. For cyber security purposes, each member must have a unique email address.

 

You will be able to review your club roster, make changes to the roster by adding and paying for new members, update club officers, update contact information for members of your club, and make donations on behalf of the club. Tech Talk Labs with instructions on how to navigate these features can be found here. Please make sure your club’s treasurer is comfortable accessing the SIA website for the administrative forms and directions needed to carry out her duties. If this is beyond her comfort level, please assign a “buddy” to help ease her into this process.

You can view training videos here,

Part I: How to Log In and Navigate the New Member Portal

Part II: Generate an Invoice to Pay Dues

 

Financial Best Practices

It is a financial best practice for all clubs to have two signatories on club bank accounts. One should be the club treasurer, and the second can be the club president or another club officer. In this way, the business of the club can continue even if the treasurer is unavailable. If your club does not have two officers listed on your bank account, please work with your club treasurer to move to this best practice. It is also a best practice for someone who does not have signatory authority on the bank accounts to receive a copy of the monthly bank statement to review. Ensure that your club prepares your financial statements and reconciles your bank statement monthly. This information should be presented to your club board on a regular basis.

 

Insurance Information for Clubs in the United States

While good financial practices are one way to help protect your club, and another is to have the appropriate insurance in place. Charity First, with Pacific Ag Insurance as our broker, underwrites your club liability insurance coverage. It protects Soroptimist from negligent acts resulting in bodily injury, personal injury or property damage arising from a club activity. This insurance is required for all clubs in the U.S. and the premium is paid along with your dues with a $9 per member fee. You can find information on what is covered and excluded and general procedures in the club insurance overview on the SIA website on the Club Administration page. Clubs should request a certificate of insurance (“COI”) for any event that requires special wording including the certificate holder being named additional insured; please contact our broker at Pacific Ag (phone 559-584-3391) or at the email address on the certificate for any advice.

 

An event questionnaire is available on the SIA website for special events and those consisting of more than 1,000 attendees. Both the COI and the event questionnaire must be submitted to Pacific Ag Insurance a minimum of 30 days prior to your club event.

 

In addition to the required liability insurance coverage all clubs carry, clubs may also purchase additional, optional insurance plans as well. Pacific Ag Insurance will also assist clubs that are interested in the optional Management Liability Insurance (also called directors and officers, or D&O, liability insurance). As clubs make decisions about meetings and events during this current public health crisis, clubs may want to seriously consider adding the optional Management Liability Insurance as another layer of risk management.

 

Management Liability Insurance covers the club for decisions made by the board in good faith that may have unintended negative consequences, and which in turn helps protect the individual members of the club board for actions they take in good faith on the club’s behalf. The policy year runs from May to May, but a club may opt into the coverage at any point during the policy year for the US$300premium. SIA headquarters urges all clubs to consider this coverage. Clubs can opt in to this coverage by submitting the management liability coverage request form from the SIA website to Pacific Ag Insurance.

 

Other optional policies available to Soroptimist clubs include crime coverage and event cancellation insurance. Please visit the SIA website for additional information or contact Pacific Ag Insurance for more information about these optional policies.

 

Reminder for Clubs in the United States Who Hold 501(c) Federal Tax Status

All clubs holding any 501(c) federal tax status are required to file annually a Form 990 with the Internal Revenue Service (IRS) no later than four and half months following the conclusion of the club’s tax/fiscal year; for most clubs, the deadline is November 15. Any club that has not filed an annual return for three consecutive years will have its federal tax status revoked by the IRS, which means donors will no longer be able receive charitable deductions for their donations, and that the club will be liable for federal income taxes. In addition, in July 2023, the SIA Board of Directors approved an update to the SIA Procedure on good standing (Procedure B.5.) which states any U.S. club that loses its 501(c)(3) status with the IRS will forfeit their charter and be required to re-charter with a new club name in accordance with SIA Procedure B.1. and apply for a new federal EIN Tax-ID number and then apply for IRS exempt status through SIA’s group exemption.

 

Clubs that have gross annual income of $50,000 or less may file their annual return by the “e-Postcard” system. Filing with the “e-postcard” system generates a receipt, which can be printed out. Please make sure you print out the receipt, or if above the $50,000 threshold, file the appropriate form with the IRS before the November 15 deadline. SIA headquarters also urges all club treasurers to provide verification of the filing to the club president/board of directors. If using the “e-postcard” system, simply provide a copy of the receipt to verify the filing.

 

All series 990 forms, including the 990 and 990 EZ also must be filed electronically now. The IRS maintains a list of Authorized IRS E-file Providers for tax-exempt organizations. There is usually a fee to download the software or to use the cloud-based system to prepare/file your 990. Please be aware that SIA had not vetted any of these authorized e-filer providers, and each club must determine the best e-filer based on its own individual circumstances. There are also online reviews that compare series Form 990 e-filer providers, which your club may want to consult. Again, SIA has not vetted any of these providers or reviews. Make sure your club can print out a copy of your 990 filing, and any transmission receipts provided by the e-filer for your club’s records.

 

Spanish

Información para presidentas de clubes de Soroptimist 2024

 

Postulaciones

Los formularios de postulación se enviaron a fines de julio por correo electrónico a las direcciones de los clubes y a las presidentas de éstos. Las postulaciones deben enviarse a la sede principal antes del 15 de septiembre de 2024 para la:

 

Papeletas electrónicas

Las votaciones para aprobar enmiendas a los Estatutos de SIA (octubre-diciembre), elegir miembros de la Junta de Directoras de SIA en áreas/regiones electorales que elijan este año (noviembre-enero) y para elegir a la presidenta electa de SIA (febrero-abril) se completarán mediante votación electrónica. El acceso a la votación del club y toda la información relativa a las elecciones se enviará a la dirección de correo electrónico @soroptimist.net de cada club. Por lo tanto, es imperativo que al menos una oficial del club supervise periódicamente su cuenta de correo electrónico del club para estos asuntos importantes. Las presidentas y tesoreras de los clubes también recibirán un aviso previo de todas las votaciones en sus direcciones de correo electrónico personales.

 

¡Nuevo! Portal de miembros

Anteriormente, las personas miembro iniciaban sesión en nuestro sitio web utilizando el número de identificación del club (por ejemplo: 110987) para acceder al perfil del club y pagar las cuotas. A partir de julio de 2024, ya no necesitaremos números de identificación para ingresar. Las presidentas y tesoreras del club pueden iniciar sesión en el nuevo portal de miembros utilizando su dirección de correo electrónico y contraseña individuales y únicas. Por motivos de ciberseguridad, cada miembro debe tener una dirección de correo electrónico única.

 

Podrá revisar la nómina de su club, realizar cambios en ella agregando y pagando por nuevas personas miembro, actualizar los oficiales del club, actualizar la información de contacto de miembros de su club y realizar donaciones en nombre del club. Los laboratorios de Tech Talk con instrucciones sobre cómo navegar por estas funciones se pueden encontrar aquí. Asegúrese de que la tesorera de su club se sienta cómoda accediendo al sitio web de SIA para obtener los formularios administrativos y las instrucciones necesarias para llevar a cabo sus funciones. Si esto supera su nivel de comodidad, asígnele un persona asistente para que la ayude a adaptarse a este proceso.

 

Puede ver videos de capacitación aquí,

Parte I: Cómo iniciar sesión y navegar en el nuevo portal de miembros

Parte II: Generar una factura para pagar las cuotas

 

Buenas prácticas financieras

Es una buena práctica financiera para todos los clubes tener dos personas signatarias en las cuentas bancarias del club. Una debe ser la tesorera del club y la segunda puede ser la presidenta del club u otro oficial del club. De esta manera, la actividad del club puede continuar incluso si la tesorera no está disponible. Si su club no tiene dos oficiales registrados en su cuenta bancaria, trabaje con la tesorera de su club para adoptar esta práctica recomendada. También es una buena práctica que alguien que no tiene autoridad para firmar las cuentas bancarias reciba una copia del extracto bancario mensual para revisarlo. Asegúrese de que su club prepare sus estados financieros y concilie su extracto bancario mensualmente. Esta información debe presentarse a la junta directiva de su club periódicamente.

 

Portuguese

Informações de 2024 para presidentes de clubes Soroptimistas

 

Indicações

Os formulários de indicação foram enviados no final de julho por e-mail para os endereços de e-mail dos clubes e para as presidentes dos clubes. As indicações devem ser enviadas à sede até 15 de setembro de 2024 para:

 o Conselho de Administração da SIA Estão sendo aceitas indicações de clubes em regiões que farão indicações este ano:   Área eleitoral 2-Leste do Canadá, Área eleitoral 4-Japão Higashi; Área eleitoral 6-México/América Central; Área eleitoral 7-Filipinas; Área eleitoral 8-Japão Chuo; Área eleitoral 9-Camino Real, Desert Coast, Golden West. Informações sobre nomeação podem ser encontradas no site da SIA.

 

Votação eletrônica

As votações para aprovação de emendas aos Estatutos da SIA (outubro a dezembro), eleger membros para o Conselho da SIA em áreas/regiões eleitorais que elegerão este ano (novembro a janeiro) e eleger a Presidente eleita da SIA (fevereiro a abril) serão concluídas por votação eletrônica. O acesso à votação do clube e todas as informações sobre as eleições serão enviadas para o endereço de e-mail @soroptimist.net de cada clube. Portanto, é fundamental que pelo menos um diretor do clube monitore sua conta de e-mail regularmente por conta de questões importantes como essas. Os presidentes e tesoureiros do clube também receberão um aviso prévio de todas as votações em seus endereços de e-mail pessoais.

 

Novo! Portal de Associadas

Anteriormente, as associadas se inscreviam em nosso site usando o número de identificação do clube (p. ex.: 110987) para acessar o perfil do clube e pagar as mensalidades. A partir de julho de 2024, não exigiremos mais números de identificação para fazer login. Presidentes e tesoureiros do clube podem acessar o portal de novas associadas usando seu endereço de e-mail e senha individuais e exclusivos. Por motivos de segurança cibernética, cada membro deve ter um endereço de e-mail exclusivo.

 

Ocê poderá revisar a equipe do seu clube, fazer alterações na equipe ao adicionar e pagar por novas associadas, atualizar os diretores do clube, atualizar as informações de contato das associadas do seu clube e fazer doações em nome do clube. O Tech Talk Labs com instruções sobre como navegar por esses recursos pode ser encontrado aqui. Certifique-se de que a tesoureira do seu clube se sinta à vontade para acessar o site da SIA para obter os formulários administrativos e as instruções necessárias para desempenhar suas funções. Caso não se sinta confortável com isso, designe uma “companheira” para ajudá-la a passar por esse processo.

 

Você pode ver vídeos de treinamento aqui,

Parte I: Como fazer login e navegar no novo portal de associadas

Parte II: Gerar uma fatura para pagar as mensalidades

 

Melhores práticas de finanças

É uma prática financeira recomendada para todos os clubes ter dois signatários nas contas bancárias do clube. Um deve ser o tesoureiro do clube, e o segundo pode ser a presidente do clube ou outro diretor do clube. Dessa forma, os negócios do clube podem continua mesmo que o tesoureiro não esteja disponível. Se o seu clube não tiver dois diretores listados na sua conta bancária, converse com o tesoureiro do clube para adotar essa prática. Também é uma prática recomendada que alguém que não tenha autoridade para assinar as contas bancárias receba uma cópia do extrato bancário mensal para análise. Certifique-se de que seu clube deixe pronta suas demonstrações financeiras e concilie seu extrato bancário mensalmente. Essas informações devem ser apresentadas ao conselho do seu clube regularmente.

 

 

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