Recomendaciones para reuniones virtuales

COVID-19 ha interrumpido las reuniones de SIA. A medida que avanzamos, es fundamental que esos eventos de planificación estén preparados para brindar a las socias y proyectos la confianza de que las reuniones en persona son experiencias seguras.

SIA recomienda lo siguiente:

• Siga todas las regulaciones locales, estatales y nacionales y los planes de "reapertura". (Cada estado está desarrollando e implementando su propio plan, y es importante seguir esas pautas para cada fase y fechas a medida que planifica).
• Siga las recomendaciones de los CDC para interacciones seguras.
• Pídales a todas las asistentes que usen máscaras y tomen medidas de prevención para la seguridad de todos.

Factores a considerar al planificar eventos

Elegir un evento virtual versus en persona

¿Se puede celebrar su evento de forma electrónica o virtual? Si bien las reuniones y eventos virtuales o digitales son muy recomendables, nos damos cuenta de que algunos no pueden realizarse electrónicamente, por lo tanto, utilice su mejor criterio al decidir sobre los eventos en persona.

Elegir un lugar/ubicación

• ¿Se abrió/usó el lugar durante la propagación de COVID-19?
• ¿Cuándo fue la última vez que se limpió/desinfectó, y qué protocolos de desinfección existen? Busque respuestas sobre la frecuencia con la que se desinfectan las áreas comunes y los puntos de contacto frecuentes, así como si el lugar proporcionará jabón, desinfectante para manos, estaciones de lavado de manos, botes de basura, etc.
• ¿La disposición del lugar o la sala permite un distanciamiento seguro? Tenga en cuenta la densidad de multitudes y consulte las regulaciones estatales y locales para conocer las capacidades de los eventos y los protocolos de distanciamiento. Además, se recomienda encarecidamente que los eventos no se realicen en residencias privadas debido a la posibilidad de que un hogar se contamine con la entrada de tantos invitados.

Consideraciones para los asistentes.

• Piense en los datos demográficos de sus asistentes: la edad y las condiciones preexistentes, por ejemplo, deben tenerse en cuenta al organizar y organizar un evento.
• Las comunicaciones deben desalentar la asistencia de cualquier persona que se sienta enferma o en riesgo. Proporcionar información sobre síntomas. Planifique cómo se comunicará la información de emergencia/cancelación.
• ¿Examinará a los asistentes al ingresar? ¿Proporcionará su club desinfectante para manos, mascarillas faciales, pañuelos y/o guantes? (Tenga en cuenta que SIAHQ no puede proporcionar estos artículos a los clubes).
• Se recomienda que los grupos realicen controles básicos de bienestar de los asistentes antes de que entren y cuando salgan del espacio del evento. Amazon tiene una selección de termómetros sin contacto disponiblespara los controles. (Estos son ejemplos de lo que está disponible y no una recomendación de un producto sobre otro).

En cuanto a hospitalidad, comida y bebidas

• Revise el plan de seguridad y limpieza de banquetes/catering.
• Revise las normas estatales y locales para el servicio de alimentos.
• Considere servir alimentos envasados individualmente, como comidas en caja/en bolsas y botellas de agua.
• Evite servir comida donde varias manos tocarán la comida o los utensilios para servir.
• Considere escalonar los tiempos de servicio de alimentos para evitar el hacinamiento.

Brinde información de salud

Gran parte de esta información ya está en línea; por ejemplo, los sitios web de las autoridades sanitarias de la ciudad, el condado, el estado y el país tendrán restricciones actuales para su área y tamaño de grupo; además, la Organización Mundial de la Salud y los Centros de Control y Prevención de Enfermedades contienen una gran cantidad de información de salud. En consecuencia, desarrolle una lista de instalaciones locales de prueba para COVID-19 para las asistentes que lo soliciten, y desarrolle un plan en caso de enfermedad durante su reunión.

Antes, durante y después

Antes

Reúnase con las operaciones de las instalaciones para desarrollar planes de contingencia y comunicación que aborden los escenarios de COVID-19 que podrían afectar a la reunión. Tenga en cuenta los esfuerzos ya realizados y comuníquelos a los asistentes. Asimismo, reúna suministros de prevención como mascarillas, jabón, desinfectante para manos, toallitas desinfectantes, pañuelos desechables y pañuelos con alcohol. (Algunos artículos aún son escasos; utilice su mejor criterio sobre lo que puede obtener en su área).

Manténgase informada y actualizada sobre las noticias locales y nacionales de COVID-19. Difunda información a las socias/candidatas de prueba sobre las precauciones de seguridad, síntomas de COVID-19, distanciamiento seguro y alternativas seguras para estrechar la mano, abrazarse y chocar las manos. Desaliente la asistencia de cualquier persona que no se sienta bien o que piense que podría haber estado expuesta. (Establezca y comunique su política de reembolso). Cree una zona de cuarentena y un plan de acción para cualquier persona que pueda enfermarse en el evento.

Durante

Asegúrese de tener las recomendaciones de hospitalidad y alimentos/bebidas. Exhiba carteles, carpas de mesa o carteles que recuerden a los participantes las medidas preventivas. Recuerde con frecuencia a las asistentes las medidas preventivas (no abrazar ni estrechar las manos, distanciarse de forma segura, etc.) y garantizar el acceso a las instalaciones de lavado de manos, desinfectante de manos y pañuelos desechables.

Separe a cualquier persona enferma del resto del grupo, colóquelas en una zona de cuarentena y ayúdelas a comunicarse con las autoridades sanitarias locales. Si su grupo ha proporcionado máscaras faciales o si los asistentes tienen las suyas propias, asegúrese de que las usen en todo momento.

Después

Revise las lecciones aprendidas con la coordinadora de la instalación y otras planificadoras, desarrollando nuevas adiciones necesarias para eventos futuros. Continúe monitoreando las agencias de salud para obtener más pautas. Pida que las asistentes avisen a las organizadoras si desarrollan síntomas dentro de las dos semanas posteriores al evento, y avisen a otras asistentes en consecuencia.

Consideraciones especiales para eventos juveniles

SIA ha creado recursos para guiar a los clubes y socias cuando trabajan con jóvenes. Para eventos virtuales, hay ciertas consideraciones adicionales:

• No publique un enlace de reunión o información públicamente. El mantener esta información dentro de la comunicación privada ayudará a evitar que Zoom y otras presentaciones sean interrumpidas por asistentes no invitados.
• No enumere nombres ni otra información de identificación, como listas de asistentes, en las pantallas. Del mismo modo, no permita que las niñas compartan su información personal. (Si quieren conectarse con otra persona joven, pueden hacerlo después del evento).
• Recuerde, usted está visitando, digitalmente, el hogar de otra persona, donde las situaciones pueden diferir de lo que espera o donde puede encontrar imágenes o sonidos de fondo que no están destinados a ser vistos o escuchados.

 

SIA extiende un agradecimiento especial a Mensa por permitirnos adaptar y utilizar estas pautas.