Operaciones y gobierno de clubes en el mundo virtual
A medida que las Soroptimistas llevan a cabo el trabajo de nuevas maneras, recuerde que algunas socias pueden no sentirse tan cómodas en el mundo virtual. (NOTA: Todas las reuniones y actividades en persona se encuentran suspendidas temporariamente hasta nuevo aviso. Todos los eventos Soroptimistas deben continuar en formato virtual solamente). Alentar y ayudar a todas las socias a conectarse con el trabajo del club es un medio importante para mantener su compromiso con su club y el importante trabajo de la misión de Soroptimist.
Para ayudar a los clubes y regiones en su capacidad de trasladar los negocios de Soroptimist a reuniones virtuales, en abril, la Junta de Directoras de SIA actualizó los Procedimientos de SIA (Sección B. 3 Reuniones y votaciones) para permitir que los clubes se reúnan y voten virtualmente, así como en persona, incluso si esos métodos de hacer negocios no están actualmente en los estatutos de su club.* (NOTA: La Junta de Directoras de SIA agregó una cláusula a los procedimientos que suspende todas las reuniones y actividades en persona hasta nuevo aviso).
Las siguientes pautas ayudarán a garantizar que todas las socias puedan participar en los negocios del club si su club ahora se reúne virtualmente o en un formato híbrido virtual/en persona. Estas pautas se aplican a las reuniones de la junta, socias generales y comités. Es importante tener en cuenta la equidad entre todas las socias, independientemente de cómo quieran o necesiten conectarse con el club.
Todavía se aplican las reglas regulares en los estatutos de su club.
- Aviso para reuniones
- Distribución de la agenda (enviar por adelantado)
- Se deben tomar minutos y se deben distribuir a todas las socias tan pronto como sea posible después de la reunión por correo electrónico y/o correo físico.
- Quórum para realizar negocios
- Las mociones deben ser movidas y secundadas (repita la moción lentamente para que la secretaria la incorpore)
- Mayoría para aprobar negocios (generalmente mayoría para mociones y elecciones, y 2/3 mayoría para aprobación de enmiendas a los estatutos)
Todas las participantes en la reunión deben poder escucharse mutuamente y participar en el negocio.
El club puede usar tecnologías de videoconferencia como Zoom, GoToMeeting o Google Hangouts, o tecnologías de audio (teléfono).
Tenga en cuenta a las socias que pueden ser reacias a la tecnología o que viven en un área donde la infraestructura tecnológica no es propicia para la videoconferencia.
- Asegúrese de que haya un número de llamada telefónica para que esas socias puedan unirse a la reunión.
Establezca reglas básicas sobre cómo las socias pueden anunciar lo que desean contribuir a la discusión.
(Es posible que los clubes más grandes deseen silenciar a todas las participantes, excepto a la coordinadora o presentadora, hasta que comience la discusión). El club también puede necesitar establecer reglas básicas sobre cuántas veces una socia puede hablar con un negocio específico. Asegúrese de que todas conozcan de antemano las reglas básicas y cómo utilizar las funciones para participar en la discusión. Envíe las reglas básicas, que pueden evolucionar con el tiempo, con cada aviso de reunión y/o distribución de agenda.
- Por ejemplo, en Zoom, hay una función de levantar la mano que muestra cuándo un participante desea hablar, o las socias pueden publicar en la función de chat que tienen una pregunta/comentario.
- Si las socias se están conectando por tecnología de audio, el oficial que preside también debe solicitar una discusión de ese grupo.
- Las socias deben identificarse cuando comienzan a hablar para ayudar en la grabación de las actas.
Mantenga abiertas tanto la lista de participantes como las funciones de chat si usa una herramienta de videoconferencia.
- Designe a una socias para que administre las funciones de chat o de manos levantadas y ayude a la oficial que preside a llamar a las socias para que hagan preguntas o comentarios. Es útil que estas personas sean nombradas como anfitrionas de la reunión en la plataforma de videoconferencia.
- Es posible que los clubes pequeños o las reuniones de la junta o el comité no necesiten una administradora, pero la coordinadora u oficial que preside deben asegurarse de que todas las socias que deseen contribuir a la discusión puedan hacerlo.
Votación en reuniones virtuales para aprobar negocios regulares.
Para las socias que se conectan por videoconferencia, el club puede usar los íconos disponibles en la lista de participantes para votar sí o no para aprobar la moción. O usar la función de chat para indicar sí o no. Para las socias que se conectan por teléfono, debe pedirle a cada una que indique si está votando sí o no para aprobar la moción.
- Dele tiempo a la administradora de la reunión para determinar cuántos votos sí y no se han emitido.
Votar fuera de una reunión para aprobar negocios regulares o realizar elecciones de oficiales.
Los clubes pueden aprobar negocios regulares, tales como enmiendas a los documentos de gobierno del club, o elecciones de oficiales, fuera de una reunión regular mediante una votación. La boleta puede ser electrónica o un híbrido de boleta de correo electrónico y física.
- Las boletas electrónicas pueden utilizar el correo electrónico o una plataforma de votación electrónica. Una boleta postal también es aceptable. Recuerde establecer una fecha en la que se debe recibir la boleta o se cierra automáticamente en la plataforma de votación electrónica.
- Las plataformas de votación electrónica incluyen Survey Monkey; su versión gratuita permite encuestas y boletas de hasta diez preguntas, pero solo puede ver hasta 40 respuestas. Puede actualizar a una cuenta paga de Survey Monkey para ver más resultados. Otras aplicaciones de votación electrónica incluyen eBallot (com); EZ Vote (ezvoteonline.com); y Election Runner (www.electionrunner.com). Todos estos pueden cobrar pequeñas tarifas de suscripción en función del número de votantes y/o el número de preguntas.
* Los clubes que se incorporan, o si están fuera de los Estados Unidos están registrados de otra manera con los gobiernos provinciales o nacionales, pueden tener más limitaciones en su capacidad para operar en el mundo virtual.
En los Estados Unidos, los clubes incorporados están sujetos a las "leyes corporativas" en cada estado que rigen cómo pueden operar las incorporaciones, incluidas las corporaciones caritativas como los clubes soroptimistas incorporados. La jerarquía de gobierno para los clubes incorporados es la ley de corporaciones del estado, seguida de los artículos de incorporación del club, luego los estatutos del club. La mayoría de los estados permiten reuniones virtuales de socias o reuniones de la junta si todas las socias/directoras pueden escucharse entre sí. Otros estados permiten reuniones virtuales para incorporaciones solo si los artículos de incorporación o los estatutos del club no lo prohíben, mientras que otros estados requieren que los artículos o estatutos autoricen expresamente reuniones virtuales. California, Nueva York (reuniones y otros desafíos), Washington, Oregon, entre otros, han emitido una guía de emergencia durante COVID-19 para relajar las restricciones en las reuniones. Si su club está incorporado y su estado no figura en la lista anterior, puede buscar palabras clave como organizaciones benéficas, organizaciones sin fines de lucro, reuniones remotas e incluir el nombre de su estado para encontrar información sobre cómo su club puede necesitar funcionar. Las incorporaciones generalmente son manejadas por la oficina del Fiscal General del Estado/Departamento de Justicia, y también puede buscar en ese sitio web estatal para obtener más información.
Los clubes registrados o incorporados fuera de los Estados Unidos deben comunicarse con la agencia gubernamental que manejó el registro para determinar si existen restricciones sobre cómo puede operar su club en el mundo virtual.
Registered or incorporated clubs outside the United States should contact the government agency that handled the registration to determine if there are any restrictions on how your club can operate in the virtual world.