Recomendações para reuniões virtuais

A COVID-19 mudou as reuniões da SIA. Daqui em diante, é essencial que as equipes encarregadas de planejar eventos estejam preparadas para transmitir confiança às associadas e aos projetos quanto à segurança das reuniões presenciais.

A SIA recomenda:

• Siga todos os regulamentos e planos de “reabertura” municipais, estaduais e nacionais. (Cada estado está desenvolvendo e implementando seu próprio plano e é importante seguir essas diretrizes para cada fase e datas conforme você faz seus planos.)
• Siga as recomendações do CDC para interações seguras.
• Exija que todas as participantes usem máscaras e tomem medidas preventivas para a segurança de todas.

Fatores a levar em consideração ao planejar eventos

Escolhendo um evento virtual versus presencial

O seu evento pode ser realizado de forma eletrônica ou virtual? Apesar das reuniões virtuais ou digitais serem altamente recomendadas, entendemos que algumas não podem ser realizadas eletronicamente. Por isso, use o seu bom senso ao optar por eventos presenciais.

Escolha do local

• O local esteve aberto ou foi utilizado durante a disseminação da COVID-19?
• Quando foi a última vez em que o local passou por limpeza/desinfecção, e quais protocolos são empregados? Procure saber com que frequência áreas comuns e pontos de contato frequente passam por desinfecção, bem como se o local disponibiliza sabão, álcool gel, estações de higienização das mãos, latas de lixo, etc.
• O local ou sala permite o distanciamento seguro? Pense na densidade do grupo e consulte os regulamentos estaduais e municipais relativos à lotação do evento e aos protocolos de distanciamento. Além disso, é altamente recomendável que os eventos não sejam realizados em residências por causa do potencial de contaminação decorrente da circulação de tantas pessoas.

Considerações relativas às participantes

• Pense na composição do grupo ao organizar e promover um evento. Idade e doenças prévias, por exemplo, precisam ser levadas em consideração.
• O material de comunicação deve desaconselhar o comparecimento de pessoas que se sintam doentes ou que estejam sob risco. Dê informações sobre os sintomas. Planeje como as informações de emergência/cancelamento serão comunicadas.
• Será feita uma triagem das participantes na entrada? O seu clube fornecerá álcool gel, máscaras, lenços e/ou luvas? (A Sede da SIA não tem como fornecer esses materiais aos clubes.)
• Recomenda-se que os grupos verifiquem o estado de saúde das participantes antes da entrada e na saída do espaço de eventos. A Amazon tem vários termômetros sem contato disponíveispara triagem. (Esses são exemplos de produtos disponíveis, e não são uma recomendação de um produto específico em vez de outro.)

Hotelaria, alimentação e bebidas

• Analise o plano de segurança e higiene do serviço de buffet.
• Analise as diretrizes estaduais e municipais para os serviços de alimentação.
• Considere servir alimentos embalados individualmente, tais como refeições em caixas/sacolas e garrafas de água.
• Evite servir alimentos que exijam a manipulação de comida e talheres por várias pessoas.
• Considere escalonar os horários em que a comida será servida para evitar a superlotação.

Forneça informações de saúde

Muitas dessas informações já estão disponíveis na internet. Sites de autoridades sanitárias municipais, de condados, estaduais e nacionais trazem as restrições atuais para a sua área e número de participantes. Além disso, a Organização Mundial da Saúde e o Centro de Controle e Prevenção de Doenças são fontes ricas de informações sobre saúde. Prepare uma lista de locais que realizam exames para a COVID-19 caso as participantes perguntem, e tenha um plano em caso de doença durante a sua reunião.

Antes, durante e depois

Antes

Reúna-se com a equipe de operações do local para desenvolver planos de contingência e comunicação que abordem os cenários da COVID-19 que possam interferir com a reunião. Enfatize o trabalho que já esteja sendo realizado e informe as participantes. Da mesma forma, adquira materiais preventivos, tais como máscaras, sabonete, álcool gel, lenços desinfetantes e com álcool. (Alguns itens ainda são difíceis de obter. Use o bom senso na hora de obter o que puder em sua região.)

Mantenha-se informada e atualizada quanto às notícias locais e nacionais sobre a COVID-19. Divulgue informações para as associadas/candidatas ao exame sobre precauções de segurança, sintomas da COVID-19, distanciamento seguro e alternativas seguras ao aperto de mãos, abraços e outros gestos. Desaconselhe o comparecimento de qualquer pessoa que não esteja se sentindo bem ou que possa ter se exposto à doença. (Determine e divulgue a sua política de reembolsos.) Crie uma zona de quarentena e um plano de ação para qualquer pessoa que possa adoecer durante o evento.

Durante

Verifique se as recomendações de hospitalidade e alimentos/bebidas estão sendo aplicadas. Coloque cartazes, prismas de mesa ou pôsteres lembrando às participantes que tomem medidas preventivas. Reforce com frequência as medidas preventivas (evitar abraços ou apertos de mão, manter o distanciamento seguro, etc.) e verifique se há acesso a locais para higienização das mãos, álcool gel e lenços.

Separe qualquer pessoa que esteja doente do restante do grupo. Coloque a pessoa em uma zona de quarentena e ajude-a a entrar em contato com as autoridades de saúde locais. Independentemente do seu grupo ter fornecido máscaras, ou se as participantes tiverem as suas próprias, verifique se estão sendo utilizadas o tempo inteiro.

Depois

Analise as lições aprendidas junto com a coordenadora do local e outros membros da equipe de planejamento e desenvolva novas medidas necessárias para eventos futuros. Continue a acompanhar os órgãos de saúde em busca das diretrizes mais recentes. Solicite que as participantes notifiquem os organizadores caso desenvolvam sintomas até duas semanas após o evento, além de notificarem as outras participantes.

Considerações especiais para os eventos com jovens

A SIA criou materiais para orientar clubes e associadas ao trabalhar com jovens. Para eventos virtuais, há algumas considerações adicionais:

• Não publique o link ou as informações sobre a reunião em local público. Ao manter essas informações restritas às comunicações privadas, você ajudará a evitar que eventos no Zoom ou outras apresentações sejam interrompidas por intrusos.
• Não coloque nomes ou qualquer outro tipo de informação que possa identificar alguém em uma lista ou na tela do computador. Da mesma forma, não permita que as jovens compartilhem dados pessoais. (Se elas quiserem entrar em contato com outra jovem, poderão fazê-lo após o evento.)
• Lembre-se: você está visitando digitalmente a casa de outra pessoa cuja situação pode ser diferente do que esperava ou onde você poderá ver ou ouvir coisas de forma não intencional.

 

A SIA gostaria de fazer um agradecimento especial à Mensa por permitir a adaptação e a utilização dessas orientações.