Operações e Administração de Clubes no Mundo Virtual

Enquanto as Soroptimistas realizam o trabalho de novas maneiras, por favor, tenham em mente de que algumas sócias podem não se sentir tão a vontade no mundo virtual. (NOTA: Todas as reuniões e atividades Soroptimistas presenciais estão temporariamente suspensa até novas ordens. Todos os eventos Soroptimistas devem continuar somente em formatos virtuais). Incentivar e ajudar todas as associadas a se conectarem com o trabalho do clube é um meio importante de manter o envolvimento delas com o clube e o importante trabalho da missão da Soroptimista.

Para ajudar os clubes e regiões em sua capacidade de transferir os negócios da Soroptimista para as reuniões virtuais, em abril a Diretoria da SIA atualizou os Procedimentos da SIA (Seção B. 3 Reuniões e Votação) para permitir que os clubes se reunissem e votassem virtualmente, bem como em pessoa, mesmo que estes métodos de conduzir negócios não estejam atualmente nos estatutos do seu clube. * NOTA: A Diretoria da SIA adicionou uma ressalva ao procedimentos a qual suspende todas as reuniões e atividades presenciais até novas ordens). 

As seguintes diretrizes irão ajudar assegurar que todas as associadas possam participar dos negócios do clube para reunião virtual. Estas diretrizes se aplicam às reuniões da diretoria, reunião geral de sócias ou de comitês. Assegurar a equidade entre todas as associadas é algo importante a ter em mente.

As regras regulares dos estatutos do seu clube ainda se aplicam.

• Aviso para reuniões
• Distribuição da agenda (envio com antecedência)
• Atas devem ser feitas e devem ser distribuídas por e-mail e/ou correio a todas as sócias assim que for praticamente possível após da reunião.
• Quórum para realização de negócios
• As moções devem ser movidas e apoiadas (repita a moção lentamente para a secretária registrar)
• Maioria para aprovação de negócios ( geralmente maioria para moções e eleições, e 2/3 da maioria para aprovação de emendas aos estatutos)

 

Todas as participantes da reunião devem poder ouvir umas as outras e participar nos negócios.

O clube pode usar tecnologias de videoconferência, tais como Zoom, GoToMeeting ou Google Hangouts, ou tecnologias de conferência por áudio (telefone).

• Tenha em mente as sócias que possam ser adversas à tecnologia, ou moram em uma área onde a infraestrutura de tecnologia não é propícia à videoconferência. Assegure de que haja um número de telefone para que essas sócias possam se unir a reunião.

Estabeleça regras básicas sobre como as sócias podem anunciar que desejam contribuir para a discussão. 

Clubes grandes podem silenciar todos os participantes, exceto a oficial presidindo, ou a apresentadora, até que a discussão comece. O clube também pode precisar estabelecer regras básicas sobre quantas vezes uma sócia pode falar sobre um certo negócio. Assegure-se que todas saibam as regras básicas com antecedência, e como usar os recursos para participar da discussão. Envie as regras básicas, que podem se evoluir ao longo do tempo, com cada aviso de reunião e / ou distribuição da agenda.

• Por exemplo, em Zoom, há um recurso de mão levantada que mostra quando uma sócia deseja falar, ou as sócias podem postar no recurso de bate-papo que elas têm uma pergunta / comentário.
• Se as sócias estiverem se conectando por tecnologia de áudio, a oficial presidindo também deve solicitar a discussão daquele grupo.
• As sócias devem se identificar quando começam a falar para ajudar com o registro na ata.

 

Mantenha a lista de participantes e os recursos de bate-papo ambos abertos se estiver usando uma ferramenta de videoconferência.

• Nomeie uma sócia para gerenciar os recursos de bate-papo, ou mãos levantadas, para ajudar a oficial presidindo a chamar as sócias para suas perguntas/comentários. É útil para estas pessoas serem apontadas como co-apresentadora da reunião na plataforma de videoconferência.
• Clubes pequenos, reuniões da diretoria ou de comitês podem não precisar de uma gerente, mas a oficial presidindo, ou coordenadora, deve garantir que todas as sócias que desejam contribuir com a discussão possam assim o fazer.

 

Votação em reuniões virtuais para aprovar negócios regulares.

Para associadas se conectando por videoconferência, o clube pode usar os ícones disponíveis na lista de participantes para votar em sim ou não para aprovar a moção. Ou use o recurso de bate-papo para indicar sim ou não. Para as sócias que se conectam por telefone, você deve pedir a cada sócia declarar se está votando sim ou não para aprovar a moção.

• Dê tempo para a gerente da reunião determinar quantos votos sim e não foram expressos.

 

Votação fora de uma reunião para aprovar negócios regulares ou realizar eleições para dirigentes.

Os clubes podem aprovar negócios regulares, tais como emendas a documentos governantes ou eleições para dirigentes, fora de uma reunião regular, mediante a realização de uma votação por cédula. A Cédula pode ser eletrônica ou um híbrido de cédula eletrônica e cédula por “correio”.

• As cédulas eletrônicas podem utilizar e-mail ou uma plataforma de votação eletrônica. Uma cédula por correio também é aceitável. Lembre-se de marcar a data em que a cédula deve ser recebida ou fechada automaticamente na plataforma de votação eletrônica.
• As plataformas de votação eletrônica incluem o Survey Monkey; esta é uma versão gratuita que permite pesquisas e cédulas de até dez perguntas, mas você só pode visualizar até 40 respostas. Você pode melhorar para uma conta paga do Survey Monkey para ver mais resultados. Outros aplicativos de votação eletrônica incluem eBallot com); EZ Vote (ezvoteonline.com); e Corredor Eleitoral (www.electionrunner.com).  Todas estas podem cobrar pequenas taxas de assinatura com base no número de votantes e/ou número de perguntas.

 

*Clubes que são incorporados, ou se fora dos Estados Unidos e estão registrados de outras formas nos governos regionais ou nacionais, podem ter mais restrições à sua capacidade de operar no mundo virtual.

Nos Estados Unidos, os clubes incorporados estão sujeitos às "leis corporativas" de cada estado que governam como as incorporações podem operar, incluindo  corporações sem fins lucrativos, como clubes Soroptimistas incorporados. A hierarquia de governança para clubes incorporados é a lei estatal da corporação, seguida pelos artigos de incorporação do clube e depois pelos estatutos do clube. A maioria dos estados permitem reuniões virtuais de sócias ou reuniões da diretoria se todas as sócias/diretores puderem ouvir uns aos outros. Outros estados permitem reuniões virtuais para incorporação somente se os artigos de incorporação ou estatutos do clube não o proibirem, enquanto outros estados exigem que os artigos ou estatutos autorizem expressamente as reuniões virtuais. Califórnia, Nova Iorque (reuniões e outros desafios), Washington, Oregon entre outros, emitiram orientações de emergência durante o COVID-19 para diminuir as restrições às reuniões. Se o seu clube estiver incorporado e seu estado não estiver listado acima, você poderá pesquisar palavras-chave tais como instituições de caridade, organizações sem fins lucrativos, reuniões remotas e incluir o nome do seu estado para encontrar informações sobre como o seu clube deve operar. As incorporações geralmente são realizadas pelo escritório do Procurador Geral do Estado / Departamento de Justiça, e você também pode pesquisar naquele site estadual para obter mais informações. 

Clubes registrados ou constituídos fora dos Estados Unidos devem entrar em contato com a agência governamental responsável pelo registro para determinar se há alguma restrição sobre como seu clube pode operar no mundo virtual.