온라인 가상 회의에 관한 권장사항
코로나19 사태로 SIA의 회의 개최 활동에 당분간 큰 차질을 빚었습니다. 향후에 대면 행사를 기획하는 일이 생기면 행사를 안전하게 진행할 수 있도록 만반의 준비를 갖추고 참석대상 회원과 프로젝트에게도 안전을 확신시켜 주는 것이 무엇보다 중요합니다.
이에 SIA에서는 다음을 권장합니다.
- 국가 및 지역별 수칙 및 경제 및 학교 ‘재개’ 계획을 따릅니다(미국의 경우 주마다 자체적으로 대책을 수립해 실행 중이므로 이같은 지역별 수칙 단계 및 관련 일정을 면밀히 참고해 회의를 기획하는 것이 중요합니다).
- 안전한 모임을 진행하려면 CDC 권장수칙을 따르시기 바랍니다.
- 모든 참석자가 마스크를 착용하고 안전을 위한 예방조치를 취해야 합니다.
행사 기획 시 고려사항
온라인 가상 행사와 대면 행사 중 선택
전자 형태로나 온라인상 진행할 수 있는 행사인가요? 가급적 디지털이나 온라인으로 행사를 진행할 것을 권장하나 모임 성격상 불가능한 경우도 있는 만큼, 대면 회의를 결정해야 할지 현명하게 판단하시기 바랍니다.
장소/위치 선택
- 코로나19가 확산될 당시에도 해당 장소가 개방되어 방문 인구가 있었나요?
- 가장 최근 소독 및 방역이 이루어진 때가 언제이고, 소독 방역 절차가 제대로 갖춰져 있나요? 일반 표면과 접촉이 많은 표면의 소독 빈도와 방문객 위생 관리를 위한 비누, 손소독제, 손씻기 시설, 휴지통 등의 구비 여부를 문의해야 합니다.
- 회의장 전체 및 개별 회의실이 안전한 사회적 거리두기를 반영한 레이아웃을 갖췄나요? 행사 당일의 인원 규모를 예측함으로써 지역당국의 시설 수용인원 규정 및 사회적 거리두기 수칙 준수에 문제가 없을지 고려하시기 바랍니다. 그리고 가정집에서 행사를 개최할 경우 다수의 방문객 중 보균자가 있어 자칫 대규모 감염이 발생할 수 있으므로 되도록이면 삼가시기 바랍니다.
참석자가 고려할 사항
- 행사를 조직하고 주최할 때에는 참석자의 연령이나 질환 등의 특성을 감안해야 합니다.
- 몸이 아프다든가 참석 자체가 위험한 경우라면 참석을 자제하라고 안내해야 합니다. 증상에 관한 정보를 안내하세요. 긴급/취소 정보를 어떤 식으로 전달할지 계획하세요.
- 입장 인원마다 건강상태 체크를 실시하실 예정인가요? 클럽에서 손소독제, 마스크, 티슈, 1회용 장갑 등을 제공할 예정인가요? (SIA 본부에서 이들 물품을 클럽에 공수해 드리지는 못한다는 점 양해바랍니다.)
- 행사 시작과 종료 시에 각각 참가자들을 대상으로 건강상태 기본 체크를 실시할 것을 권장합니다. Amazon 사이트에서 건강상태 체크용으로 다양한 비접촉식 발열체크기 제품을 판매합니다. (이들 제품을 예로 든 것은 관련 제품이 시판 중임을 알리려는 취지일 뿐 특정 제품이 타 제품에 비해 우수해 권장하는 것은 아닙니다.)
접객 및 식음료 서빙 관련
- 연회/케이터링에 관한 안전청결 유지 방침을 검토합니다.
- 식음료 서비스에 대한 해당 지역당국의 지침을 검토합니다.
- 1인분씩 포장된 음식(예: 도시락, 개별 봉투에 든 음식)과 생수를 제공하는 것이 좋습니다.
- 음식이나 서빙 식기구에 여러 사람의 손이 오가는 뷔페식은 삼가야 합니다.
- 한번에 사람이 몰리지 않도록 서빙 시간을 띄엄띄엄 배정합니다.
보건 정보 제공:
요즘은 보건 정보가 인터넷에 넘쳐납니다. 시, 도를 비롯한 지역 당국 홈페이지에 코로나 예방을 위한 모임 크기 제한 등 각종 규제가 자세히 나와 있고 세계보건기구, 미국 질병관리본부 홈페이지에도 보건 정보가 다양하게 나와 있습니다. 그러므로 참가자 중에 코로나 감염이 의심되는 분들을 위해 해당 지역에 있는 코로나19 검사소 명단을 준비하고 행사가 진행되는 중에 몸이 아픈 참가자가 발생하면 어떻게 대처할지 관련 방안을 마련해 두시기 바랍니다.
행사 전후 및 진행 중
행사 전
코로나19로 인해 행사에 차질을 빚을 수 있는 상황을 각각의 시나리오로 상정하고 그에 맞는 비상대응 및 커뮤니케이션 계획을 수립할 수 있도록 행사 시설 운영팀과 만나 자문을 구합니다. 이미 마련된 조치를 파악해 참가자에게 알립니다. 마스크, 비누, 손소독제, 소독티슈, 알코올티슈, 일반 티슈 등 예방용품을 확보해 둡니다(재고 부족으로 아직 시중에서 구하기 힘든 물품이 있으니 만큼 해당 지역에서 구할 수 있는 물품 위주로 구해 놓는 지혜를 발휘하시기 바랍니다).
현지 및 해당 국가의 코로나19 관련 최신 뉴스를 늘 체크합니다. 안전 예방조치, 코로나19 증상, 안전한 거리두기, 악수나 포옹 또는 하이파이브 등 신체 접촉을 대신하는 인사법에 관한 정보를 회원들 및 잠재 고객에게 안내합니다. 코로나에 걸린 것처럼 몸이 안 좋거나 증상은 없지만 바이러스 노출이 의심되는 사람은 참가하지 못하도록 합니다(참가비 환불 방침을 수립해 안내합니다). 자가격리 구역을 만드는 한편 행사 참가 중에 몸이 안 좋아진 참석자가 발생할 경우 대비책을 수립합니다.
행사 진행 중
접객 및 식음료 서빙 관련으로 참석자에게 권장할 사항을 확립합니다. 참석자에게 권장 예방조치를 안내하는 입간판, 탁상 안내문, 포스터 등을 제작해 비치합니다. 참석자들에게 예방조치(포옹이나 악수 금지, 안전한 거리두기 등)를 상기시키고 손씻기 시설, 손소독제 및 티슈를 손쉽게 이용하도록 비치합니다.
행사 진행 중에 환자가 발생할 경우에 대비해 자가격리 구역에 만들어 두고 해당 환자가 현지 보건당국에 연락할 수 있도록 도움을 제공합니다. 마스크를 주최측이 제공했든 참석자가 직접 가져왔든 항시 착용을 의무화합니다.
행사 후
행사를 담당한 시설 코디네이터나 이벤트 플래너 등 관련 인력과 함께 이번 행사를 통해 얻은 교훈을 검토하고 향후 행사에 적용할 부분을 파악합니다. 앞으로도 보건 당국에서 발표하는 새로운 추가 방침이 있는지 시시각각 확인합니다. 행사 후 2주 내에 증상이 나타나는 참석자가 발생할 경우 행사 주관자에게 보고하라고 요청하고, 다른 참석자에게 이 사실을 알립니다.
아동 및 청소년 행사 시 특별히 고려할 사항
SIA에서는 아동 및 청소년을 대상으로 활동하는 클럽과 회원을 위한 길잡이 자료를 제작했습니다. 온라인 가상 행사를 개최할 경우 추가로 고려할 사항을 알려드립니다.
- 행사 링크나 정보를 공개 게시해서는 안 됩니다. 그래야만 Zoom 화상모임이나 기타 프레젠테이션 행사에 무단으로 참석한 사람이 행사 진행을 방해하는 사태를 예방할 수 있습니다.
- 참석자 이름을 비롯한 신원이 드러나는 명단 등을 화면에 띄워서는 안 됩니다. 이와 마찬가지로 참석 아동 및 청소년이 자신의 개인 정보를 공유하지 못하도록 해야 합니다(다른 참가자들과의 소통을 희망한다면 행사가 끝난 후에 충분히 할 수 있습니다).
- 화상 모임이란 디지털로 상대방의 집을 방문하는 것과 같아서 보통의 모임과는 엄연히 다를 뿐 아니라 간혹 화면 배경에 의도치 않은 모습이나 소리가 잡힐 수 있다는 점을 서로 양해하시기 바랍니다.
SIA는 위에 소개한 지침을 우리 상황에 맞게 변용할 수 있도록 허락한 Mensa 측에 심심한 감사의 뜻을 전합니다.