온라인 가상 환경에서의 클럽 운영 및 거버넌스
요즘 우리 소롭티미스트들이 온라인 환경이나 디지털 형태로 활동을 하게 되자, 적응하기가 어렵다는 회원분들이 계십니다. (참고: 일체의 대면 회의 및 활동은 추후 별도의 통지가 있을 때까지 일시 중단해야 합니다. 모든 소롭티미스트 행사는 온라인 가상 형식으로만 진행해야 합니다.) 사실 어떤 경우에도 회원 모두가 클럽 활동에 적극 참여하는 것이 전반적인 활동을 증진하고 소롭티미스트의 사명을 실천하는 데 있어 중요하겠죠.
SIA 이사회에서는 클럽과 리전이 소롭티미스트 업무를 온라인 가상 미팅으로 진행할 수 있게끔, 특히 앞으로는 온라인으로 회의 및 투표를 진행할 수 있도록 지난 4월에 SIA 절차(섹션 B.3 회의 및 투표)를 개정했습니다. 정관상에 이같은 업무 방식이 나와 있는 않은 클럽이라도 본 개정 조항이 적용됩니다.* (참고: SIA 이사회는 일체의 대면 회의 및 활동은 추후 별도의 통지가 있을 때까지 일시 중단한다는 내용의 규정을 절차서에 추가했습니다.)
클럽 미팅이 현재 온라인 가상 형태든 온라인과 대면 형태를 결합한 하이브리드형이든 관계없이 모든 회원이 업무 진행에 참여할 수 있도록 마련한 아래 지침을 적극 참조하시기 바랍니다. 이 지침은 이사회 회의든, 일반 회원 대상 회의든, 위원회 회의든 모두 적용됩니다. 또한 회원들이 클럽과 어떤 방식으로 소통을 원하든 모든 회원에게 공정해야 한다는 점에 늘 유의하시기 바랍니다.
클럽 정관에 담긴 일반 규칙은 계속해서 적용됩니다.
- 회의 소집 공지
- 안건 배포(회의 전에 미리미리 보낼 것)
- 회의 진행 내용을 담은 회의록을 작성해 회의가 끝나면 신속히 이메일이나 우편으로 모든 회원에게 배포해야 합니다.
- 의사결정에 필요한 정족수
- 제안은 동의와 재청을 거쳐야 합니다(제안 동의 시 서기가 빠짐없이 내용을 기록할 수 있도록 천천히 또박또박 말해야 함).
- 안건별로 과반수 찬성 시 승인(일반적인 안건 및 투표는 과반수 찬성, 정관 개정은 3분의 2 찬성이 있어야 승인)
미팅 참가자는 서로의 목소리가 잘 들려서 모든 내용을 듣고 의사결정에 참여해야 합니다.
Zoom, GoToMeeting, Google Hangouts 등의 화상 회의 기술 또는 오디오(전화) 회의 기술을 사용하면 됩니다. 단 화상 회의와 같은 요즘 기술을 받아들이려 하지 않는다든가 화상 회의를 진행할 만한 기술 여건이 갖춰지지 않은 지역에 거주하는 회원들도 있다는 점을 염두에 두시기 바랍니다. 화상 회의용 접속 번호를 모든 참가자에게 공지합니다.
- 토론에 참여해 발언할 때 따라야 할 기본 규칙을 정합니다. (클럽 규모가 커서 참가자가 많은 경우, 토론이 시작되기 전까지는 회의 주재자나 발표자를 빼고 나머지는 모두 음소거 상태를 유지하는 것이 바람직합니다.) 참가자 1명이 동일 안건에 관해 발언 가능한 횟수도 지정해 기본 규칙에 포함시키는 것이 좋습니다. 참가자 전원이 이같은 기본 규칙도 숙지하는 한편, 발언할 때 기기 화면에서 어느 버튼을 클릭해야 하는지도 알아 두어야 합니다. 회의를 몇 차례 진행하다 보면 기본 규칙을 일부 조정해야 할 수도 있는데, 그럴 땐 다음번 회의 공지 시 이렇게 업데이트된 기본 규칙을 안건과 함께 배포해야 합니다.
- Zoom의 경우에는 발언하고 싶을 때 클릭하는 ‘손 들기’ 아이콘과 질문이나 의견을 문자로 전하는 채팅 기능이 있습니다.
- 화면 없이 오디오만으로 참가하는 사람들이 있는 경우에는 회의 주재자가 이들에게도 발언 기회를 제시해야 합니다.
- 발언할 때에는 우선 본인 이름을 밝혀야 회의록에 제대로 기록할 수 있습니다.
- 화상 회의 도구로 회의할 때에는 화면에 참가자 명단과 채팅창을 띄워 두어야 합니다.
- 채팅창과 손들기 아이콘을 계속 확인하고 질문이나 의견이 있어 발언하려는 사람이 있을 경우 회의 주재자에게 이를 알리는 역할을 할 관리자를 한 명 지정합니다. 특히 화상 회의 플랫폼으로 회의를 진행하는 경우에는 이같은 관리자도 공동 회의 주재자로 삼으면 편리합니다.
- 규모가 작은 클럽에서 하는 미팅이라든가 이사회 회의 또는 위원회 회의라면 이런 담당이 별로 필요 없는 대신, 회의 주재자가 발언을 희망하는 사람에게 빠짐없이 발언 기회를 주도록 신경써야 합니다.
온라인 가상 회의 시 일반 안건 표결 방법
- 화상 회의의 경우 참가자 명단에 있는 ‘투표’ 기능을 활용해 안건별로 각자 찬반 의사를 클릭하거나 채팅창에 각자 찬반 의사를 입력하면 됩니다. 전화로만 연결된 참가자라면 구두로 찬반 의사를 밝히면 됩니다.
- 표결이 끝나면 관리자에게 결과를 취합할 시간을 줍니다.
미팅과는 별도로 이뤄지는 일반 안건 표결 또는 임원 선거.
- 클럽 거버넌스 관련 문서의 개정이나 임원 선거와 같은 사안은 미팅과는 별도로 투표를 거쳐 처리하는데, ‘전자’투표로든 ‘우편’+‘전자’투표로든 적합한 방식을 선택하면 됩니다.
- 전자투표로 진행한다면 이메일이나 전자투표 플랫폼을 이용하면 됩니다. 물론 우편투표로만 진행하는 것도 가능합니다. 우편투표는 투표용지 접수 마감일을, 전자투표는 투표 플랫폼 운영 마감일을 지정해야 합니다.
- 전자투표 플랫폼 중 유명한 서베이몽키(SurveyMonkey)의 경우 무료 버전을 이용하면 설문 문항 10개까지 무료로 배포할 수 있되 접수된 답변은 40개까지만 볼 수 있습니다. 유료 계정으로 업그레이드하면 설문 답변을 더 많이 볼 수 있습니다. 이 외에도 eBallot (com), EZ Vote (ezvoteonline.com), Election Runner (www.electionrunner.com) 등의 전자투표 애플리케이션이 있는데, 유료 이용 시 요금이 별로 부담스럽지 않은 수준이며 투표자 수나 설문 문항 수에 맞춰 적합한 요금제를 선택하면 됩니다.
*미국 외 지역의 국가나 지방 정부에 법인 등록된 클럽인 경우에는 온라인 가상 형태로의 회의나 투표에 추가적인 규제가 있을 수 있습니다.
미국의 경우 법인형 클럽은 소롭티미스트 클럽과 같은 자선단체를 비롯해 해당 주에 설립된 모든 종류의 법인 운영 방식을 관장하는 ‘회사법’의 적용을 받습니다. 그러므로 법인형 클럽을 관장하는 규정 체계는 최상위가 주 회사법이고 그 아래에 클럽 설립정관과 클럽 정관 차례로 구성됩니다. 미국 내 대다수 주에서는 회원 대상의 회의나 이사회 회의에서 모든 참석자/이사가 서로의 발언 내용을 청취할 수 있다는 조건만 충족하면 온라인 가상 형태로의 진행을 전면 허용합니다. 반면 클럽 설립정관이나 일반 정관상에 온라인 가상 회의를 금지하는 조항이 없으며 허용하는 주도 있고, 정관상에 온라인 가상 회의를 명시적으로 허용하는 조항이 있어야만 허용하는 주도 있습니다. 코로나19 사태를 맞아 회의 형태에 관한 규제를 긴급히 완화하는 지침을 내린 미국 내 주로는 캘리포니아, 뉴욕(회의 및 기타 해결할 문제), 워싱턴, 오리건 등이 있습니다. 법인형 클럽인데 해당 주 이름이 위에 나와 있지 않은 경우에는 검색할 때 해당 주 이름과 함께 자선단체, 비영리단체, 원격회의 등 여러 가지 검색어를 조합해 입력해서 정확히 어떤 형태로의 회의 형태가 허용되는지 확인하시기 바랍니다. 법인 등록제도는 미국의 경우 각 주의 법무장관이 관할하며, 자세한 내용은 주정부 홈페이지에서 찾아보시기 바랍니다.
미국 외 국가의 법인형 클럽은 법인 등록을 담당한 공공기관에 문의해 클럽 운영에 온라인 가상 시스템을 도입하는 데 적용되는 별도의 규제가 있는지 확인하셔야 합니다.