Soroptimist International of the Americas, Inc.

新型コロナウィルスによる感染症の拡大により、SIAの会合の中止が相次いでいます。今後、計画するに際には、対面の会合が安全な体験であるという安心感を会員に与えるようにイベントを準備しなければなりません。

SIAは皆様に次のようなことをお勧めします。

地方、都道府県、全国の規制と再開計画のすべてを遵守するようにしてください。（各都道府県で独自の計画が策定・実施されていますので、皆様がイベントを計画する際には各段階の指針と日付を守ることが重要です。）
安全な交流に関するCDCの勧告に従ってください。
すべての参加者にマスクの着用を求め、関係者全員の安全を確保する予防対策を取るようにしてください。

イベントを計画する際に考慮する要因

バーチュアルで実施するか、対面で実施するかを選択する

電子的またはバーチュアルに（仮想上で）イベントを開催することはできますか。バーチュアルやデジタルの会議とイベントの開催を特に推奨しますが、中には電子的に開催できないこともあると理解します。そのため対面のイベントの開催を決定する際には、どうか慎重に最善の判断をしてください。

場所/ロケーションの選定

コロナウィルスの感染症が広がる間もその場所はオープンしていて、使用されていますか？
最近その場所が洗浄・消毒されたのはいつですか？またどのような消毒の手順が実施されていますか。共有スペースと頻繁なタッチポイントがどのような頻度で消毒されるのか、また石鹸、手の除菌用ローション、手洗いをする洗面所やごみ箱等が用意されるのか尋ね、回答を求めます。
会場や部屋のレイアウトは、安全な距離を保つことができるものになっていますか？人混みの密度を考慮し、イベントの収容人数や人との距離について都道府県と地方の規制を参考にしてください。さらに個人の住居に多くの客を迎えると、その家がコロナで汚染される可能性がありますので、個人の家ではイベントを開催しないことをお勧めします。

参加者に対する配慮

参加者の人口統計に配慮する - イベントを組織し、主催する場合には、例えば参加者の年齢、既往症などを考慮する必要があります。
気分の悪い人または健康上のリスクのある人は参加を控えるように求めるメッセージを事前に伝達してください。新型コロナ感染症の症状に関する情報を提供しておきましょう。緊急時や中止する際の情報をどのように伝達するかをあらかじめ計画しておくことが必要です。
会場に入る前に参加者の検温等のスクリーニングをしますか？みなさんのクラブが消毒用のローション、マスク、ティッシュ、あるいはグローブを提供しますか？（SIA本部からはこのような必需品をクラブに提供することはできませんので、ご了承ください。）
イベント会場に入る前にグループが基礎的な健康チェックを実施することをお勧めします。ネット通信販売サイトから様々な非接触型体温計を購入することができます。

接待と飲食物について

宴会、ケータリング（仕出し）の安全と衛生計画を検討してください。
飲食物の提供サービスに関する都道府県と地域のガイドラインを検討してください。
箱や袋に入った弁当や水のボトルなど個別包装された食べ物を提供することを考えてください。
複数の人の手が食べ物や箸・フォーク等にタッチするような状況で食べ物を提供するのは避けてください。
混雑を避けるために、食べ物を提供する時間に時差を設けることをお考えください。

健康情報を提供する

このような情報の大部分は既にオンラインで入手できます。例えば政府や都道府県、市町村の健康当局のウェブサイトに自分の地域と集会の規模についての最新の制限が掲示されています。加えて世界保健機関と米国疾病管理予防センターのウェブサイトには多様な健康情報が掲載されています。また参加者の中に尋ねる人がいるかもしれませんので、近隣の新型コロナウィルスのテスト施設の一覧表を作成し、会議中にコロナの症状が出た時の対応計画を準備します。

イベント開催前、開催中と開催後の注意

開催前

施設の運営担当者と会い、会合に影響を与える可能性のある新型コロナウィルス感染症のシナリオについて対処する緊急時対応策とコミュニケーション計画を作成しておきましょう。そのような努力を既に実施していることに言及し、参加者にそれを連絡してください。同様にマスク、石鹸、手の除菌用ローション、除菌シート、ティッシュなどの感染予防用品を確保してください。（一部の予防品については、以前として入手が難しいものもあります。ご自分の地域で確保できるものを見極めて判断してください。）

日本全国と地元のコロナの感染状況について常に情報を入手し、最新情報を得るようにしてください。会員に安全情報、コロナの症状、安全な距離を保つこと、さらには握手やハグ、ハイタッチに代わる安全な方法を周知してください。体調の良くない人とコロナ患者への接触が疑われる人全員に参加を控えるように呼びかけます。（また有料イベントの場合は払戻しの方針を確立し、周知してください。）イベントの開催中に気分が悪くなった人のために隔離ゾーンと実行計画を作成します。

開催中

接待と飲み物/食べ物についての勧告が守られているかどうか確認します。参加者に予防対策の実施を呼びかける掲示、テーブルテント（卓上POP）やポスターなどを使用することをお勧めします。参加者に対して予防措置（ハグや握手をしないこと、安全な距離を保つなど）を頻繁に注意喚起し、手洗いのできる所や除菌用ローション、ティッシュなどを確保します。

病気にかかった人はすべて他のグループから離し、隔離ゾーンに案内し、地元の健康当局への連絡を支援してください。マスクを参加者に提供するか、参加者が自分のマスクを持参する場合は、常時マスクが着用されていることを確認します。

開催後

施設のコーディネーターや他のプランナーの人々とともに学んだ教訓を検討し、将来のイベントのために新たに必要となる追加措置を明確にします。追加の指針が出されることがありますので、健康当局からの最新情報のモニタリングを続けてください。参加者には、イベント終了後2週間以内にコロナを発症した場合には、主催者にその旨を通知することを要請し、それに応じて他の参加者にも通知します。

若者を対象とするイベントに関する特別な配慮

SIAは、若者を対象としたイベントを開催する際のクラブと会員に対するガイドを作成しました。バーチュアルなイベントについては追加の考慮点がありますのでご注意ください。

会合のリンクや情報を一般公開しないでください。情報をプライベートなやり取りで伝達することで、招待されていない外部の人が会合に侵入し、Zoomやその他のプレゼンテーションを混乱させるのを防ぐことができます。
参加者名簿のように名前や個人を特定する他の情報を画面上に表示しないようにします。同様に子供たちが自分の個人情報を共有することを許可しないで下さい。（子供たちが別の子と連絡したい場合は、イベントが終わってから連絡することができます。）
皆様は、インターネット上で他の人の家を訪れることになるので、そこでは皆様が期待する状況とは異なり、他者に見聞きされることを意図しない背景や音に出くわすことがあることを忘れないでください。

このガイドラインは、Mensa （メンサ）の許可を得て改定、使用させていただきました。Mensaに特に感謝します。

バーチュアルな会合についての推奨事項