バーチャルな世界におけるクラブの運営と管理
ソロプチミストが新しい形で活動に取り組む中、一部の会員はバーチャルな世界を快く感じないかもしれないという点にご配慮ください。（注意：すべての対面式会合及び活動は、追って通知があるまで一時停止となっています。ソロプチミストのすべてのイベントは引き続きバーチャル式でのみ継続される必要があります。） 全ての会員に、クラブの活動とつながるよう奨励かつ支援することは、会員が、クラブやソロプチミストの使命の重要な活動と関与し続ける上で大切な方法です。
クラブとリジョンがソロプチミストの業務をバーチャル会合へと移行できるよう支援するため、連盟理事会は4月に、SIA 手続を更新（B.3「会合及び投票」）し、クラブがバーチャルならびに対面式で会合及び投票することを認め、これはクラブの細則で現在の業務実施方法となっていない場合でも適用されます* 。（注意：SIA理事会は、すべての対面式会合及び活動は、追って通知があるまで停止する旨の但し書きを手続に加えました。）
以下は、クラブがバーチャルに会合を行っている場合に、全ての会員がクラブの業務に参加できるよう確実にするための助けとなるガイドラインです。 これらのガイドラインは、理事会、一般会員、委員会の会合に適用されます。全ての会員の間における公平性を確実にするよう留意していただくことは大切です。
クラブの細則の正規規則は引き続き適用されます。
会合の通知。
- 議題の配布（事前に送付する）。
- 議事録は必ず作成し、会合が終了した後、できるだけ実行可能な早い時期に、Eメール及び（または）物理的な郵送によって全ての会員へ配信される必要があります。
- 業務を実施するための定足数。
- 動議は提出され、賛同されなくてはなりません（セクレタリーが把握できるようゆっくりと動議を繰り返してください）。
- 業務を承認するための過半数（通常、動議と選挙には過半数、細則改正案の承認には3分の2の過半数）。
- 会合の全ての参加者は、お互いの発言を聞き、業務に参加する必要があります。クラブは、ズームやゴー・トゥー・ミーティング、グーグル・ハングアウトなどのビデオ会議技術、もしくは音声（電話）会議技術を使用することができます。
- 技術が苦手な会員や、ビデオ会議を実施するための技術インフラが整備されていない地域に住む会員に配慮しましょう。電話番号にかけて会議に参加できるシステムがあることを確実にしましょう。これによって会員が参加できる場合もあります。
- 会員が話し合いに寄与したい場合、どのように発言するかについて、基本的ルール（約束事）を決めましょう。 （より大規模なクラブの場合、話し合いが始まるまで、議長もしくは司会者以外の全ての参加者をミュート（消音）にするのがよいかもしれません） クラブはまた、一人の会員が一つの具体的な業務案件に何回まで発言できるかについて約束事を決める必要があるかもしれません。全員が約束事について事前に承知していること、話し合いに参加するための機能の使用方法について承知していることを確実にしましょう。約束事は時間の経過と共に変わる可能性がありますので、会合通知及び（または）議題の配布と共に約束事も送付しましょう。
- 例えば、ズームの場合、会員が発言したい時に使える挙手機能や、質問／コメントがある場合にチャット機能を使って投稿することができます。
- 会員が音声技術を使って接続している場合、議長はそのグループからも発言を求めるべきでしょう。
- 会員が発言する際には、議事録作成を援助するため、自分自身を名乗ります。
- ビデオ会議ツールを使用する場合は、参加者リストとチャット機能の双方をオープンにしておきましょう。
- チャット機能もしくは挙手機能を管理する会員を任命し、議長が会員に質問／コメントを求める際に手伝うようにします。ビデオ会議プラットフォームの場合、これらの個人が会議の共同ホストとして任命されることは有益です。
- 小さなクラブもしくは理事会や委員会の会合の場合、管理者は必要ないかもしれませんが、議長もしくは委員長は、話し合いに寄与したい全てのメンバーがそのように寄与できるよう確実にする必要があります。
- バーチャ会合で定例業務を承認するための投票 ビデオ会議を通じて参加している会員は、参加者リストで使用可能なアイコンを使って、動議の承認について「賛成」または「反対」の投票を行うことができます。もしくは、チャット機能を使って、賛成または反対を表明します。電話で参加している会員については、各会員に対して動議承認に賛成または反対を述べてもらう必要があります。
- 会合管理者が、投じられた賛成票と反対票を数えられるよう時間を充当します。
- 定例業務の承認もしくは役員選挙の実施を目的とした会合外での投票 クラブは、クラブ運営文書の改正案や役員選挙などの定例業務の承認について、定例会合以外の場ではバロット（投票用紙）を行うことで実施できます。バロットは、電子投票、または電子投票と物理的な郵便投票のハイブリッド形式で行うことができます。
- 電子バロットはEメールもしくは電子投票プラットフォームを使うことができます。郵便投票も可能です。バロットの受理期限を設定するか、自動的に電子投票プラットフォームが終了するようにしてください。
- 電子投票のプラットフォームには、サーベイ・モンキーが含まれます。サーベイ・モンキーの無料版の場合、最大10件の質問及び投票が可能ですが、閲覧できるのは最大40件の回答までです。アップグレードして有料のサーベイ・モンキーのアカウントを利用すると、より多くの結果を閲覧することができます。その他の電子投票アプリケーションには、eバロット（eBallot） (com)、イージー・ボート（EZ Vote）（ezvoteonline.com）、エレクション・ラナー（www.electionrunner.com）があります。 これらは、投票者数及び（または）質問数に応じて、少額の利用料がかかる場合があります。
*法人化されているクラブの場合、もしくは米国外のクラブが地域もしくは国の政府に基づいて登録されている場合、バーチャルな世界での運営には更なる制約があるかもしれません。
米国内では、法人化されているクラブは、各州で法人組織の運営について規定している「会社法」の対象となります。これには、法人化されたソロプチミストのクラブのように、公益法人も含まれます。法人化されているクラブにとり、組織運営管理の優先度は、州の会社法、クラブの法人設立定款、そしてクラブの細則となります。多くの州で、全ての会員／理事がお互いの発言を聞ける状態であれば、バーチャルによる会員会合もしくは理事会会合が認められています。その他の州では、クラブの法人設立定款もしくは細則によって禁じられていない場合のみ、法人のバーチャル会合が認められたり、法人設立定款もしくは細則でバーチャル会合が明確に承認されていることを義務付けている州もあります。カリフォルニア、ニューヨーク（会合及びその他の試練）、 ワシントン、オレゴンなどの州では、新型コロナウィルス感染症（COVID-19）の間、緊急ガイダンスが発布され、会合に関する制限が緩和されています。もしあなたのクラブが法人化されており、所在する州が上記にない場合、「慈善」「非営利」「遠隔会議」といったキーワードと所在する州の名称を含めて検索し、クラブの運営に必要な情報を見つけてください。法人は通常、州の司法長官／司法省の管轄となりますので、そのウェブサイトで検索することも可能です。
米国外で登録もしくは法人化されているクラブは、登録を管轄する政府当局へ連絡し、バーチャルな世界でのクラブ運営について何らかの制限があるかどうかを判断してください。