虛擬世界中的分會營運與治理

 

在蘭馨會員以新的方式開展工作時, 請記住, 有些會員可能對虛擬世界感覺不太自在. (注意: 所有蘭馨會親自到場的會議和活動都暫時停止, 直到進一步通知為止. 所有蘭馨會的活動必須以虛擬方式進行) 如何鼓勵並幫助所有會員與分會的工作保持聯繫, 這是維持會員參與分會和參與蘭馨會宗旨的重要工作.

為了幫助分會和專區建立將蘭馨會業務轉移到虛擬會議的能力, SIA理事會在四月時更新了 SIA 程序 (B. 3節 會議與投票) 以允許各分會以虛擬方式或面對面方式進行會議和投票, 即使你分會的章程中目前還沒有規定這種進行業務的方式.* (注意:  SIA 理事會已經在程序中加了一個附加條件, 暫停所有親自到場/面對面會議和活動, 直到進一步通知為止.) 

 

以下準則將有助於確保所有會員都能以虛擬會議方式參加分會的業務. 這些準則適用於理事會議、全體會員會議和委員會會議. 確保所有會員之間的公平是一件非常重要且應該時時牢記的事.

你分會章程的規定仍然適用.

會議通知

• 寄發議程 (預先寄出)
• 需要有會議記錄, 並在可行的情況下於會議結束後儘快將會議記錄以電子郵件或郵寄方式寄給所有會員.
• 進行業務的法定人數
• 動議案需有人提出動議和附議 (請慢慢重述動議的內容, 讓祕書能夠記錄下來)
• 以多數同意的方式來核准業務 (通常動議和選舉以多數同意來通過, 章程修訂案需2/3同意)

 

會議中的所有參與者都必須能夠聽到彼此的聲音以參與業務.

分會可以使用視訊會議科技, 例如: Zoom、GoToMeeting或Google Hangouts, 或語音 (電話) 會議科技.

請記住, 有些會員可能不喜歡使用新科技或居住在新科技基礎設施不利於使用視訊會議的地區. 請務必提供參加會議的電話號碼給會員, 以便會員可以經由電話來參加會議.

• 制定基本規則讓會員知道如何參與討論和發言. (較大的分會可能希望除會議主持人或演講人之外其他所有參與者都靜音, 直到開始討論為止.) 分會可能還需要制定規則來限定會員在討論某項特定業務時發表意見的次數. 確認每個人事先都了解基本規則, 也都了解如何使用各項功能來參與討論. 基本規則可能會隨著時間而演變, 因此在每次寄發會議通知或會議議程時都一起寄發基本規則.

  • 例如在Zoom會議中有 “舉手” 的功能, 當會員想要發言時可以用此功能來表示, 或者會員可以在聊天室中表示有疑問或要提出意見.

  • 如果有會員是通過語音方式連結會議, 會議主持人也應請這些會員一起參與討論.

 

會員在發言時應表明自己的身份, 以幫助會議記錄.

 如果使用視訊會議工具, 則應將參與者名單和聊天室功能保持在打開狀態.

• 指定一名會員管理聊天室或舉手功能, 並幫助會議主持人請有問題或有意見的會員發言. 在視訊會議平台中指定這樣一個會員來擔任會議共同主持人對會議的進行會很有幫助.
• 小型分會、理事會議或委員會會議可能不需管理員, 但會議主持人或主委應確保在討論時所有想要發言的會員都有機會發言.

 

虛擬會議中核准常規業務的投票

通過視訊會議連結的會員可以使用與會者列表中的圖像來投贊成票或反對票. 也可以使用聊天室功能來表示贊成或反對. 對於通過電話連結的會員, 主持人可以請每位會員說明是贊成或反對該提議案.

• 給會議管理員足夠的時間來確定一共有多少贊成票和反對票.

 

會議之外核准常規業務或官員選舉的投票.

分會可以在例行會議之外的時間投票核准例行事務, 例如分會治理文件的修訂或官員的選舉. 選票可以是電子選票, 也可以是電子和實體 “郵寄” 選票的混合.

• 電子選票可以利用電子郵件或電子投票平台; 也可以接受郵寄選票. 請記得設定一個選票收件的截止日期或電子投票平台關閉的日期.
• 電子投票平台Survey Monkey有免費版本, 但調查和投票最多允許10個問題, 最多只能查看40個回答. 你可以升級到付費帳戶以查看更多結果. 其他電子投票應用軟體有: eBallot (com); EZ Vote (ezvoteonline.com); 和 Election Runner (www.electionrunner.com). 這些平台可能會根據投票的人數或問題的數量收取少量的訂閱費.

 

*登記為法人組織的分會, 或者在美國境外以其他方式在省級或國家政府中註冊的分會, 在虛擬環境中的營運可能會有更多的限制.

在美國登記為法人組織的分會受到每個州的 “公司法” 約束, 這些法律規定了公司 (包括如蘭馨分會法人組織之類的慈善機構) 的運作方式. 登記為法人組織分會的治理法規層次結構首先是州公司法, 其次是分會的法人組織章程, 然後是分會的章程. 如果所有會員或理事都能聽到彼此的聲音, 大多數州都允許舉行虛擬會員會議或理事會議. 有些州僅在分會的法人組織章程或分會章程未禁止舉辦虛擬會議的情況下才允許法人組織舉行虛擬會議; 有些州則要求需在法人組織章程或分會章程中明確授權舉行虛擬會議. 加州、紐約州 (會議和其他)、華盛頓州、俄勒崗州已發佈了在新冠狀病毒期間的緊急應變原則, 放寬了會議限制. 如果你的分會登記為法人組織, 並且你所在的州未在上方列出, 你可以在網上搜索如慈善機構、非營利組織、遠程會議之類的關鍵字, 再加上州名, 即可查找有關分會運作方式的資訊. 法人組織通常由各州的檢察總長或司法部門處理, 你也可以在各州的官方網站上搜索到更多的資訊. 

在美國境外註冊或登記為法人組織的分會應該聯繫負責註冊事宜的政府機構, 以確定你的分會在虛擬世界中的運作方式是否受到任何限制.